FALLSTUDIE · CLARIFALL
Zwei rechtliche Fristen, ein System.
Wie ein Energieversorger Aufbewahrungspflichten und DSGVO-konforme Datenminimierung durch Clarifall in einem durchgängigen Fallmanagement zusammenführt.
Zum LösungsansatzBranche
Energieversorgung
Thema
Datenschutz / Legal & Compliance
Fokus
Aufbewahrung & Löschung
Lösung
Clarifall-Complaint
Wenn Aufbewahren und Löschen gleichzeitig gefordert sind. Doch wie kriegt man das hin?
Verstreute Falldaten und unterschiedliche Aufbewahrungsanforderungen lieferten kein klares Gesamtbild. Es war unklar, welche Daten noch für die Nachweisführung benötigt wurden und welche bereits hätten gelöscht werden müssen. Dadurch wurden Auskunftsersuchen und Aufbewahrungsprüfungen eher auf Basis manueller Suche als auf Basis eines verlässlichen, systematischen Prozesses bearbeitet.
Aufbewahren und löschen – gleichzeitig.
Für Energieversorger müssen bestimmte Falldaten als Nachweis erhalten bleiben. Gleichzeitig dürfen personenbezogene Daten nach DSGVO nicht länger gespeichert werden, als sie benötigt werden.
Die Falldaten waren zudem über Ticketsystem, E-Mail-Verläufe und gemeinsame Laufwerke verteilt. Dadurch waren Fristen und gespeicherte personenbezogene Daten nur schwer systematisch nachvollziehbar.
Eine Betroffenenanfrage macht die Lücke sichtbar.
Für ein Auskunftsersuchen mussten Informationen aus verschiedenen Systemen manuell zusammengetragen, abgeglichen und geprüft werden. Gleichzeitig war unklar, welche Falldaten ihre zulässige Aufbewahrungsfrist bereits überschritten hatten.
Clarifall führt beide Anforderungen zusammen.
Bereits beim Öffnen eines Falls wird eine passende Aufbewahrungsrichtlinie zugewiesen. Die regulatorische Nachweisaufbewahrung und die DSGVO-Speicherbegrenzung werden parallel gesteuert – ohne dass eine manuelle Prüfung erforderlich ist und trotz Löschung bleibt ein sauberer und nachvollziehbarer Audit-Trail durch Metadaten.
Zwei Pflichten. Eine Policy Engine.
Aus der manuellen Suche wird eine strukturierte Abfrage.
Falldaten aus verschiedenen Systemen, Postfächern und Laufwerken müssen einzeln gesucht und zusammengeführt werden.
Zudem kann es zu DSGVO Verletzungen kommen da Personendaten unrechtsmäßig gelöscht werden, oder der gesamte Log einschließlich Audit verworfen werden.
Alle beschwerdebezogenen personenbezogenen Daten liegen in einer zentralen Fallakte und können strukturiert gefunden und bearbeitet werden.
Selbst bei Löschung der personenbezogenen Daten bleibt der Audit-Trail durch Metadaten stabil und nachverfolgbar.
Aus komplexen Anforderungen wird ein steuerbarer Prozess.
Automatisierte Fristen:
Aufbewahrungsrichtlinien werden konsistent angewendet.
Zentrale Datenhaltung:
Relevante Falldaten liegen in einem System.
Nachvollziehbarkeit:
Ein unveränderbarer Audit-Trail dokumentiert, was wann und nach welcher Richtlinie passiert ist.
Weniger manueller Aufwand:
Legal & Datenschutz können sich stärker auf fachliche Bewertungen konzentrieren.